NKB68 - De e-mailnieuwsbrief

In de huidige marketingmix heeft het internet een prominente plaats ingenomen. Het potentiële bereik van het internet is imposant. De interactieve mogelijkheden van het internet zijn veel groter dan bij elk ander medium en de kosten zijn zeer redelijk. Wel speelt de grilligheid van een internetsurfer een belangrijke rol, met een simpele muisklik ‘springt’ deze van uw website naar die van uw concurrent.

E-mailnieuwsbrieven spelen een belangrijke rol om deze grilligheid te minimaliseren. U kunt nu actief uw doelgroep, leden, klanten of prospects informeren over informatie die u op uw website aanbiedt, over nieuwe functionaliteit en over de meest actuele zaken.

Slim opgestelde e-mailnieuwsbrieven zorgen ervoor dat abonnees met één muisklik worden doorgeschakeld naar de achterliggende website. Uiteraard is een e-mailnieuwsbrief ook uitstekend los te gebruiken van een website. In dit artikel leest u hoe u zelf succesvol een e-mailnieuwsbrief kan ontwikkelen.

Het denkwerk vooraf

Voor u start met de ontwikkeling van een e-mailnieuwsbrief moet u zich de volgende vragen stellen:

1. Waarom wil ik eigenlijk een e-mailnieuwsbrief starten?
2. Wie wil ik ermee bereiken?
3. Welke inhoud ga ik opnemen?
4. Hoe creëer ik binding met mijn lezers?
5. Met welke frequentie ga ik versturen?
6. Hoe regel ik het beheer?

1. Waarom wil ik eigenlijk een e-mailnieuwsbrief starten?
Een goede reden om een e-mailnieuwsbrief te starten is om intensiever contact met uw klanten te onderhouden. Om ze gericht te informeren over uw organisatie, uw diensten en/of producten enzovoort. Verder is een e-mailnieuwsbrief uitstekend te gebruiken om:

- bezoeken te genereren aan uw website
- kosten van contacten met klanten te verlagen
- de klantenservice en informatievoorziening te verbeteren.

Voor een goede besluitvorming en een juiste afweging is het belangrijk om de juiste doelstellingen zo concreet mogelijk te formuleren.

2. Wie wil ik ermee bereiken?
Uw topklanten? Potentiële klanten? Bezoekers aan uw website? Het is belangrijk om scherp te formuleren wat uw doelgroep is. Alleen dan kunt u de e-mailnieuwsbrief in al zijn facetten afstemmen op die doelgroep. En dat is weer belangrijk voor de tevredenheid van de ontvanger.

3. Welke inhoud ga ik opnemen?
Deze vraag kan pas worden beantwoord als de doelgroep in kaart is gebracht. Het zal duidelijk zijn dat het hoofdonderwerp van de nieuwsbrief een directe relatie heeft met de bedrijfsactiviteiten. Uitgaande van een bepaald onderwerp kunnen meerdere invalshoeken gekozen worden:

- Het laatste nieuws
- Nieuw op de website
- Knipselkrant
- Column
- Cases
- Gebruikerstips

4. Hoe creëer ik binding met mijn lezers?
Binding is cruciaal. Want zoals eerder gezegd; het initiatief op het internet ligt bij de ontvanger. De beste garantie voor binding is uw abonnees precies dat geven wat ze verwachten toen ze zich inschreven. Maar dat is vaak makkelijker gezegd dan gedaan.

Om uw content zo goed mogelijk af te stemmen op uw doelgroep moet u continu blijven meten welke van de door u aangeboden onderdelen het best worden bekeken. Zeker wanneer u vanuit uw e-mailnieuwsbrief verwijst en doorlinkt naar uw webpagina’s. Resultaatmeting wordt eenvoudig mogelijk gemaakt door een websitestatistiekenprogramma.

U kunt de binding met uw lezers ook vergroten door ze op een gebruikersvriendelijke manier te laten reageren op artikelen en/of stellingen. Ook kunt u uw lezers stimuleren uw nieuwsbrief aan te bevelen bij collega’s, vrienden en kennissen.

5. Met welke frequentie ga ik versturen?
Vooral niet te vaak! Maar wel regelmatig, dit geeft u en uw abonnees houvast. Het is beter om een keer over te slaan dan om koste wat kost uw frequentie vast te houden met een nietszeggende nieuwsbrief.

Functionele frequenties zijn wekelijks of maandelijks. Ook kunt u de frequentie laten afhangen van de beschikbaarheid van nieuws. Een prettig leesbare e-mailnieuwsbrief bevat maximaal tussen de vijf en acht korte artikelen [de rest van het artikel wordt op uw website gepresenteerd].

6. Hoe regel ik het beheer?
Een e-mailnieuwsbrief verspreiden onder grote groepen geïnteresseerden vraagt om performance en beheersbaarheid. Om deze aspecten te waarborgen zult u gebruik moeten maken van een professionele listserver. Met een listserver beheerst u gemakkelijk uw abonneebestand, inkomende en uitgaande e-mail, statistieken en de berichten die automatisch worden verstuurd.

De Basiselementen

Iedere e-mailnieuwsbrief bevat een aantal vaste terugkerende elementen. Deze kunnen enerzijds typerend zijn voor uw bedrijf, organisatie of branche; anderzijds zijn er elementen die in iedere nieuwsbrief thuishoren. Het zijn de onderdelen die uw lezers laten zien wie u bent, wat het doel en de inhoud van uw nieuwsbrief is en hoe ze met u in contact kunnen komen. Het invullen van deze basiselementen is de eerste stap op weg naar uw nieuwsbrief. De basiselementen zijn:

Naam en introductie
De naamsvermelding is erg belangrijk. Deze staat altijd boven aan de nieuwsbrief en is daardoor het eerste dat een abonnee ziet. In de introductie vindt de abonnee basisinformatie over de inhoud en het doel van de nieuwsbrief. Dit moet kort en goed geformuleerd zijn. Eventueel in de vorm van een tag line, een korte zin waarin u uw positionering vastlegt.

Colofon
Het colofon is van belang om de lezers niet alleen te informeren over wie er voor het verschijnen en de inhoud van de nieuwsbrief verantwoordelijk is. Maar juist ook om met die personen in contact te kunnen komen. Internet staat voor interactie en u zult er voor moeten zorgen dat feedback erg eenvoudig is te geven. Het colofon zal over het algemeen aan de onderkant van de nieuwsbrief te vinden zijn.

Inhoudsopgave
De inhoudsopgave is een belangrijk onderdeel aan het begin van de e-mailnieuwsbrief. Het geeft een lezer overzicht van wat er te verwachten is. Het zal de lezer moeten prikkelen tot verder lezen. De kopjes in de inhoudsopgave zullen dus niet alleen informatief zijn maar ook nog eens prikkelend geschreven moeten worden.

Afmeldingsprocedure
Iedere nieuwsbrief moet de manier beschrijven waarmee mensen zich kunnen afmelden als ze de nieuwsbrief niet langer willen ontvangen.

Aan de slag!

Nu het denkwerk is verricht en de basiselementen zijn omschreven kunt u starten met de daadwerkelijke invulling van uw nieuwsbrief. In tegenstelling tot bij gedrukte nieuwsbrieven, hebt u bij een e-mailnieuwsbrief minder mogelijkheden om te imponeren met de verpakking of papierkwaliteit. De kwaliteit van een e-mailnieuwsbrief wordt bepaald door een viertal factoren:

1. Inhoud
Zoals eerder gezegd is het afstemmen ervan op uw doelgroep van groot belang. Maar ook als de onderwerpen goed gekozen zijn, dan nog is de uitvoering erg belangrijk. Is er voldoende toegevoegde waarde? ‘Pakt’ het uw lezers? Is het concreet genoeg?

2. Schrijfstijl
Internet is snel. E-mailnieuwsbrieven kennen daarom een korte leestijd. De schrijfstijl zal dus compact en kernachtig moeten zijn. Met korte zinnen. Pakkende koppen. Daar waar mogelijk zal er met hyperlinks achtergrondinformatie gegeven moeten worden.

3. Vormgeving
Het is te adviseren om e-mailnieuwsbrieven altijd in een zogenaamd multipart-format aan te bieden. Dat betekent dat ze door abonnees die HTML-mail kunnen lezen ook als een soort webpagina gelezen kunnen worden. Abonnees die dat niet kunnen ontvangen de e-mailnieuwsbrief als platte tekst.

4. Distributie
Het laatste element dat de kwaliteit bepaald is de distributie en beheer van uw adressenlijst[en]. Zoals eerder geschreven vraagt het versturen van grote hoeveelheden e-mail om performance en beheersbaarheid, waarvoor het gebruik van professionele software nodig is. Het is daarom aan te raden om voor het beheer van de adressenlijsten en het verzenden van uw nieuwsbrief gebruik te maken van de services van een professionele internet hosting provider

NKB68 - Nedcomp Hosting, 12-4-2003