Overzicht

Teamwebsites die zijn gebaseerd op SharePoint bieden een plaats op het web waar uw team kan communiceren, documenten kan delen en kan samenwerken aan een project. U kunt afzonderlijke teamwebsites maken voor elk project waaraan een team werkt.

Voor het leveren van bijdragen aan de teamwebsite is een webbrowser voldoende. Als u echter een SharePoint Team Services-compatibel clientprogramma gebruikt (zoals Microsoft Office XP), kunt u optimaal en efficiënt gebruikmaken van de teamwebsite. U kunt dan documenten opslaan op de site, teamwebsite-documenten bewerken in het clientprogramma en gegevens uitwisselen tussen clientprogramma's en de teamwebsite.

Teamwebsites gebruiken

U kunt verschillende soorten gegevens toevoegen aan de teamwebsite, zoals gebeurtenissen, taken, namen en telefoonnummers van mensen waarmee het team communiceert. Nieuwe items worden gemarkeerd , zodat ze duidelijk herkenbaar zijn. De standaardinstelling is dat deze markering na één dag verdwijnt.

Verder hebt u de volgende mogelijkheden:

U kunt documenten posten, zodat ze ook beschikbaar zijn voor andere teamleden.
U kunt discussies voeren in de stijl van een nieuwsgroep.
U kunt een enquête houden om zo een beslissing te nemen.

Wanneer teamleden documenten, lijsten, discussies en enquêtes toevoegen of verwijderen, worden koppelingen naar de inhoud automatisch bijgewerkt door SharePoint Team Services, zodat gegevens altijd gemakkelijk te vinden zijn. U kunt ook een abonnement nemen om bericht te ontvangen wanneer de inhoud van de teamwebsite is gewijzigd. U weet dan zeker dat u altijd volledig op de hoogte bent.

De inhoud van de teamwebsite is verdeeld over pagina's waarop lijsten met gegevens staan. Hierdoor kunnen teamleden de gegevens op de gewenste manier ordenen, zoals op onderwerp, op einddatum of op auteur. U hebt bijvoorbeeld de volgende mogelijkheden:

De weergave beperken om alleen de set met gegevens te zien die voor u interessant zijn.
Gegevens verbergen waarin u niet bent geïnteresseerd.
De volgorde wijzigen waarin de gegevens worden weergegeven.
Aangepaste weergaven instellen, zodat teamleden snel en eenvoudig relevante gegevens kunnen bekijken.

Functies

Als u voor het eerst een SharePoint-teamwebsite maakt beschikt u over deze ingebouwde functies:

Lijsten

Het team kan de volgende ingebouwde lijsten vullen met gegevens. De lijsten kunnen desgewenst worden aangepast. U kunt ook nieuwe lijsten maken. Deze kunt u baseren op een ingebouwde lijst of helemaal zelf ontwerpen.

Als u een clientprogramma hebt dat compatibel is met SharePoint Team Services (zoals Microsoft Excel 2002) en Microsoft Internet Explorer 5 of later, kunt u lijsten maken die zijn gebaseerd op werkbladen.

Aankondigingen De lijst met aankondigingen is een plaats voor het posten van informatie voor het team. De lijst wordt standaard weergegeven op de introductiepagina.
Contactpersonen De lijst met contactpersonen bevat gegevens zoals de naam, het telefoonnummer, het e-mailadres en het postadres van mensen waarmee het team samenwerkt. Er wordt standaard een hyperlink naar de lijst met contactpersonen weergegeven op de balk Snelstarten.
Gebeurtenissen De lijst met gebeurtenissen is een plaats voor het posten van belangrijke datums. De lijst met gebeurtenissen wordt standaard weergegeven op de introductiepagina.
Taken De lijst met taken bestaat uit een activiteitenlijst voor teamleden. Er wordt standaard een hyperlink naar de lijst met taken weergegeven op de balk Snelstarten.
Koppelingen De lijst met koppelingen bevat hyperlinks naar webpagina's die interessant zijn voor teamleden. De lijst met koppelingen wordt standaard weergegeven op de introductiepagina.

Documentbibliotheken

Documentbibliotheken zijn verzamelingen bestanden die u deelt met teamleden.

Een documentbibliotheek wordt weergegeven op een pagina met daarop alle bestanden en de bijbehorende eigenschappen, plus hyperlinks naar de bestanden.

U kunt een sjabloon instellen voor een documentbibliotheek, zodat alle bestanden in een bibliotheek dezelfde opmaak en indeling hebben.

De teamwebsite wordt standaard geleverd met een ingebouwde documentbibliotheek met de naam Gedeelde documenten. Deze bibliotheek kunt u openen via de balk Snelstarten en de pagina Documentbibliotheken.

Discussieborden

Discussieborden bieden een forum voor het bespreken van onderwerpen die interessant zijn voor het team. Teamleden kunnen opmerkingen posten en reageren op opmerkingen van collega's. Hierdoor is het niet nodig steeds e-mails uit te wisselen.

De teamwebsite wordt standaard geleverd met een ingebouwd discussiebord met de naam Algemene discussie. Dit bord kunt u openen via de balk Snelstarten en de pagina Discussieborden.

Enquête

Enquêtes zijn een handig middel om de meningen van teamleden te verzamelen. U hoeft alleen maar de vragen te formuleren en aan te geven hoe teamleden hun antwoorden moeten invoeren.

De teamwebsite wordt geleverd zonder ingebouwde enquête. U kunt echter gemakkelijk zelf een enquête maken.

Integratie met clientprogramma's

Voor het werken met een SharePointg teamwebsite is een SharePoint Team Services-compatibel clientprogramma geen vereiste. Als u echter een SharePoint Team Services-compatibel clientprogramma gebruikt (zoals Microsoft Office XP), kunt u het werk dat u verricht in het clientprogramma integreren met de teamwebsite.

Bestanden opslaan in een documentbibliotheek

Als u een SharePoint Team Services-compatibel clientprogramma gebruikt (zoals Office XP), beschikt u over geïntegreerde functionaliteit tussen het clientprogramma en de teamwebsite.

U kunt bijvoorbeeld een programma van Office XP gebruiken om een sjabloon in een documentbibliotheek te openen. Als u het bestand vervolgens opslaat, wordt het standaard opgeslagen in de documentbibliotheek. Als aangepaste eigenschappen zijn gedefinieerd voor de bibliotheek, wordt een formulier van het dialoogvenster Opslaan als weergegeven waarin u de gegevens kunt invullen.

Lijsten importeren en exporteren met een spreadsheetprogramma

Als u een SharePoint Team Services-compatibel spreadsheetprogramma gebruikt, zoals Microsoft Excel 2002, en Microsoft Internet Explorer 5 of later kunt u een bestaand werkblad gebruiken als de basis voor een lijst op de teamwebsite.

U kunt een lijst op de teamwebsite ook exporteren naar het spreadsheetprogramma. Als u bijvoorbeeld een lijst exporteert naar Excel 2002, kunt u draaitabellen en -grafieken maken om de gegevens te analyseren of kunt u tekstopmaak toepassen. In Excel is de geëxporteerde lijst een webquery die steeds wordt bijgewerkt met wijzigingen in de oorspronkelijke lijst op de teamwebsite.

Items kopiëren tussen agenda's of adresboeken en de teamwebsite

Als u een agenda gebruikt (zoals Outlook 2000 met ondersteuning voor iCalendar-bestanden) en Microsoft Internet Explorer 4.0 of later, kunt u gebeurtenissen van de teamwebsite exporteren naar de agenda.

Als u een adresboek gebruikt (zoals Outlook 2000 met ondersteuning voor vCard-bestanden), kunt u contactpersonen van de teamwebsite exporteren naar het adresboek.

Als u een SharePoint Team Services-compatibel adresboek gebruikt (zoals Outlook 2002) en beschikt over Microsoft Internet Explorer 4.0 of later, kunt u bovendien contactpersonen uit het adresboek kopiëren naar de lijst met contactpersonen op de teamwebsite.

Lijsten en documentbibliotheken weergeven op webpagina's

Als u een tekstverwerkingsprogramma of webpagina-editor gebruikt die compatibel is met SharePoint Team Services (zoals Microsoft Word 2002 of Microsoft FrontPage 2002), kunt u weergaven van lijsten en documentbibliotheken invoegen op pagina's in het document. De pagina's moeten als webpagina's worden opgeslagen op dezelfde teamwebsite als de lijst of de documentbibliotheek. Een weergave bevat alleen de set met gegevens waarin u geïnteresseerd bent. De weergave bevat actuele gegevens. Dit betekent dat eventuele wijzigingen in de oorspronkelijke lijst of documentbibliotheek zichtbaar zijn in de weergave.

De teamwebsite aanpassen met een webpagina-editor

Als u de rol Auteur met extra machtigingen of hoger hebt, kunt u de teamwebsite openen in een SharePoint Team Services-compatibele webpagina-editor, zoals Microsoft FrontPage 2002, en de inhoud, opmaak en indeling van de site aanpassen.

Teamwebsite aanpassen

Voor het aanpassen van de inhoud van de teamwebsite hebt u voldoende aan een webbrowser. Als u echter beschikt over een webpagina-editor die compatibel is met SharePoint Team Services, zoals Microsoft FrontPage 2002, kunt u tevens de indeling en opmaak van de site aanpassen.

De site aanpassen met een browser

De teamwebsite bevat opdrachten voor het aanpassen van het uiterlijk van de teamwebsite. U kunt aangepaste weergaven van gegevens maken en het uiterlijk van de site aanpassen aan de behoeften van het team. Voor een takenlijst kunt u bijvoorbeeld een weergave maken waarin de taken op einddatum zijn gesorteerd en een andere weergave waarin de taken zijn gesorteerd op de naam van de persoon waaraan de taak is toegewezen.

Verder hebt u de volgende mogelijkheden:

De volgorde wijzigen van velden in gegevensinvoerformulieren
De indeling van de introductiepagina aanpassen

De site aanpassen met een webpagina-editor

U kunt de teamwebsite openen in een SharePoint Team Services-compatibele webpagina-editor (zoals Microsoft FrontPage 2002) en de indeling van de site aanpassen. U kunt ook aangepaste pagina's of bijvoorbeeld het bedrijfslogo toevoegen. De site ziet er dan direct heel professioneel uit.

Zo kunt u:

Uw eigen HTML-pagina's toevoegen en ze toevoegen aan de balk Snelstarten of de bovenste koppelingsbalk.
De volgorde van de hyperlinks op de balk Snelstarten wijzigen.
Afbeeldingen toevoegen aan pagina's.
Een thema toepassen.
Het lettertype, de kleuren en de indeling wijzigen van formulieren die zijn gekoppeld aan lijsten, documentbibliotheken, discussieborden en enquêtes.
Regels toepassen om processen in documentbibliotheken te automatiseren.
Weergaven van lijsten, documentbibliotheken, discussieborden en enquêtes toevoegen aan webpagina's.
De navigatiestructuur aanpassen.

Beveiliging

Wanneer u een teamwebsite maakt, kunt u instellen wie toegang heeft tot de site en deze personen een uitnodiging sturen om deel te nemen aan de site. Als maker van de teamwebsite, kunt u rechten toekennen aan andere teamleden. U kunt bepaalde teamleden bijvoorbeeld alleen toestemming geven de inhoud van de site te lezen, terwijl u andere teamleden het recht geeft inhoud toe te voegen of instellingen voor de site te configureren.