Gesorteerde of gefilterde items weergeven

Met weergaven kunt u gegevens in lijsten snel en eenvoudig op verschillende manieren presenteren. U kunt weergaven niet alleen gebruiken in lijsten (zoals de lijsten met aankondigingen en contactpersonen), maar ook in documentbibliotheken en discussieborden.

Wanneer u een weergave maakt, wordt aan de werkbalk Beeld op de pagina met de lijst een hyperlink toegevoegd waarmee u die weergave kunt activeren. Een indicator geeft aan wat de actieve weergave is, zoals u hier kunt zien:

werkbalk Beeld

U kunt voor elke lijst, documentbibliotheek of discussiebord een onbeperkt aantal weergaven maken. Wanneer u een weergave maakt, kunnen alle leden van het team de weergave gebruiken.

U kunt aangepaste weergaven maken als u een of meer van de volgende bewerkingen wilt uitvoeren:

Filteren op een aantal criteria
Sorteren in een bepaalde volgorde
Kolommen weergeven of verbergen

In plaats van steeds hetzelfde filter toe te passen als u bijvoorbeeld een bepaalde lijst gaat bekijken, kunt u een weergave maken waarin dat filter is opgeslagen. Als u vervolgens de gefilterde gegevens wilt bekijken, klikt u op de hyperlink van de betreffende weergave. U kunt de nieuwe weergave zelfs instellen als de standaardweergave, zodat teamleden bij het weergeven van de pagina met een lijst automatisch de gefilterde gegevens zien.

U kunt gesorteerde of gefilterde items weergeven door de criteria voor de sorteerbewerking of het filter op te slaan in een aangepaste weergave.

Klik op de pagina met de lijst, de documentbibliotheek of het discussiebord op Instellingen en kolommen wijzigen.
Bewerk onder Weergaven een bestaande weergave of maak een nieuwe weergave:
- Als u een bestaande weergave wilt bewerken, klikt u op de naam van de weergave in de kolom Weergave (klik om te bewerken).
- Als u een nieuwe weergave wilt maken, klikt u op Nieuwe weergave maken en typt u vervolgens bij Naam een naam voor de weergave. Als u de nieuwe weergave wilt gebruiken als de standaardweergave, schakelt u het selectievakje Dit als standaardweergave instellen in.
Ga op een van de volgende manieren te werk:

Gesorteerde items weergeven
- Selecteer bij Sorteren maximaal twee kolommen waarop u achtereenvolgens wilt sorteren.
  Als u bijvoorbeeld eerst sorteert op Gemaakt door en vervolgens op Titel, worden items in de lijst op alfabetische volgorde gesorteerd op naam van de auteur. Als een auteur verantwoordelijk is voor meerdere items, worden de titels voor die auteur eveneens alfabetisch gesorteerd.
  
  Hoe?
  Klik in het vak Eerst sorteren op kolom op de kolom die de primaire sorteervolgorde van de lijst bepaalt (zoals Gemaakt door, Titel of Einddatum).
  
  Selecteer de sorteervolgorde:
  
  Als u alfabetisch wilt sorteren van A naar Z of numeriek van de kleinste naar de grootste waarde, selecteert u Items in oplopende volgorde weergeven.
  
  Als u alfabetisch wilt sorteren van Z naar A of numeriek van de grootste naar de kleinste waarde, selecteert u Items in aflopende volgorde weergeven.
  
  Als u de items verder wilt sorteren, klikt u in het vak Vervolgens sorteren op kolom op de kolom die de secundaire sorteervolgorde van de lijst bepaalt en herhaalt u stap 2.
Gefilterde items weergeven
1. Selecteer bij Filter de optie Alleen items weergeven als er aan de volgende voorwaarde is voldaan.
2. Maak de instructie De items weergeven wanneer de kolom af. Als u bijvoorbeeld alleen de items wilt weergeven die door Jan Jansen zijn gemaakt na 11 juni 2001, moet de volledige instructie er zo uitzien: "De items weergeven wanneer de kolom Gemaakt door is gelijk aan Jan Jansen, en wanneer de kolom Gemaakt is groter dan 11-6-2001."
  
  Hoe?
  Klik in de lijst met kolomtitels op de kolom die u als filter wilt gebruiken voor de lijst (zoals Gemaakt door, Titel of Einddatum).
  
  Klik in de lijst met woordgroepen op een woordgroep die de vergelijking aangeeft die u wilt maken (kies bijvoorbeeld is gelijk aan, is niet gelijk aan of is groter dan of gelijk aan).
  
  Typ in het lege tekstvak een waarde voor de kolom die u hebt geselecteerd in stap 1.
  Opmerking Als u items wilt filteren op basis van de naam van het teamlid, typt u [Mij] als de waarde voor kolommen waarin namen worden opgeslagen. Voorbeelden van dergelijke kolommen zijn Gemaakt door en Gewijzigd door. Als u items wilt filteren op basis van de huidige datum, typt u [Vandaag] als de waarde voor kolommen waarin datums worden opgeslagen (zoals de kolommen Gemaakt en Gewijzigd).
  
  Als u de items verder wilt filteren, selecteert u En of Of en herhaalt u vervolgens stappen 1 tot en met 3 onder Wanneer de kolom.
  
  Als u het filter wilt beperken tot items die moeten voldoen aan beide criteria, selecteert u En.
  
  Als u het filter wilt uitbreiden tot items die aan een van beide criteria voldoen, selecteert u Of.
Klik onder aan op de pagina op OK.